Cách lưu file XML hóa đơn điện tử VNPT hiệu quả và dễ dàng

File XML là định dạng quan trọng, được pháp luật quy định để lưu trữ hóa đơn điện tử. Đây không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn đảm bảo an toàn và tính pháp lý trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn cách lưu file XML hóa đơn điện tử VNPT đơn giản và chính xác nhất.

1. Tại sao cần áp dụng cách lưu file XML hóa đơn điện tử?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Công văn 1152/TCT-CS, file XML là định dạng duy nhất có giá trị pháp lý, chứa đầy đủ dữ liệu nghiệp vụ, chữ ký số và mã hóa đơn của cơ quan thuế (nếu có). Định dạng này đảm bảo thông tin hóa đơn được truyền tải chính xác, toàn vẹn và dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán hay hệ thống thuế, đồng thời được mã hóa để bảo vệ dữ liệu, ngăn ngừa giả mạo.

File XML đảm bảo tính bảo mật cao, ngăn ngừa rủi ro giả mạo hiệu quả

2. Cách tải file XML hóa đơn điện tử VNPT

Người dùng chỉ có thể tải file này khi hóa đơn đã được ký và xác nhận bởi khách hàng. Để tải file XML hóa đơn điện tử VNPT VinaPhone, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào cổng thông tin VNPT Invoice qua link: https://vinaphone-portal.vnpt-invoice.com.vn/ và đăng nhập tài khoản.

• Bước 2: Tại giao diện hệ thống, chọn mục Hóa đơn, sau đó nhấn Tìm kiếm hóa đơn. Nhập đầy đủ các thông tin cần thiết như mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày phát hành, trạng thái thanh toán để lọc kết quả.

• Bước 3: Tìm hóa đơn cần tải trong danh sách hiển thị. Nhấn biểu tượng Xem chi tiết (hình mắt) để xem hóa đơn cụ thể.

• Bước 4: Ở giao diện chi tiết hóa đơn, chọn Tải hóa đơn để tải file xml hóa đơn điện tử

Hướng dẫn cách tải file XML hóa đơn điện tử VNPT

3. Hướng dẫn cách lưu file XML hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Hướng dẫn người dùng cách lưu file XML hóa đơn điện tử đúng cách, nhanh chóng, tiết kiệm nguồn lực. Tham khảo ngay nội dung dưới đây!

3.1. Cách lưu file XML hóa đơn điện tử mua vào của doanh nghiệp

Cách lưu file XML hóa đơn điện tử mua vào:

Bước 1: Tạo email chuyên dùng để lưu trữ hóa đơn

Thiết lập một email riêng để nhận hóa đơn từ các nhà cung cấp. Thông báo email này cho tất cả đối tác để đồng bộ thông tin hóa đơn.

Bước 2: Cài đặt quyền truy cập email

Bật chế độ chuyển tiếp email đến tài khoản của quản lý cấp cao để đảm bảo dữ liệu được giám sát và đồng bộ hóa.

Bước 3: Tạo thư mục lưu trữ trên Google Drive

Lập một thư mục riêng trên Google Drive từ tài khoản email dùng để lưu hóa đơn. Đồng bộ dữ liệu với máy tính để đảm bảo an toàn.

Bước 4: Tải và lưu hóa đơn XML

Tải hóa đơn từ email và lưu vào thư mục riêng trên máy tính. Đặt tên file theo cấu trúc: Mã số thuế, tên nhà cung cấp, số hóa đơn để dễ quản lý.

Bước 5: Kiểm tra thông tin hóa đơn

Mở hóa đơn để kiểm tra dữ liệu, sau đó cập nhật mã số thuế, mã tra cứu vào file Excel quản lý và chèn link trỏ đến hóa đơn để dễ dàng tra cứu.

Bước 6: Đồng bộ dữ liệu hóa đơn lên Google Drive

Tải toàn bộ thư mục hóa đơn từ máy tính lên Google Drive để tránh mất mát hoặc thất thoát thông tin.

3.2. Cách lưu file XML hóa đơn điện tử bán ra của doanh nghiệp

Cách thực hiện lưu file XML hóa đơn điện tử bán ra:

Bước 1: Rà soát thông tin hóa đơn trước khi ký

Sử dụng chế độ “Xem trước” để kiểm tra các thông tin như: Tên khách hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế VAT, số tiền bằng chữ.

Bước 2: Ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi ký hóa đơn, kiểm tra lại lần cuối rồi gửi đến khách hàng qua email hoặc cổng thông tin trực tuyến.

Bước 3: Lưu hóa đơn XML vào thư mục riêng

Lập thư mục cố định trên máy tính để lưu file XML hóa đơn bán ra. Cập nhật các thông tin vào file Excel quản lý, bao gồm: Tên khách hàng, mã số thuế, tổng tiền trước và sau thuế VAT và chèn link trỏ đến file hóa đơn.

Bước 4: Đồng bộ thư mục lên Google Drive

Đồng bộ thư mục lưu hóa đơn bán ra với Google Drive để đảm bảo dữ liệu an toàn và tiện lợi khi tra cứu.

Hướng dẫn cách lưu file XML hóa đơn điện tử VNPT

Quy trình lưu file XML hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu mà còn phải hướng tới an toàn, tiện lợi và dễ dàng trong công tác tìm kiếm, truy xuất. Bằng cách nắm rõ cách lưu file XML hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc quản lý hóa đơn điện tử, nâng cao hiệu suất kinh doanh và giảm thiểu rủi ro.Nếu bạn cần giải đáp thêm hoặc hỗ trợ, hãy gọi ngay đến hotline của VNPT 1800 1260 để được tư vấn nhanh chóng và kịp thời.